会社で「議事録、お願いします」と言われたとき、多くの総務担当者は焦ります。
「どうやるの？」「自分でできる？」「失敗したらどうしよう？」
実は、議事録作成には、初心者が陥りやすい5つのミスがあります。この記事では、各ミスとその対策、そしてプロ活用法を解説します。
目次
初心者が失敗する5つのミス
ミス① 納期を甘く見積もってしまう
よくある失敗：
- 「1時間の会議だし、2時間もあれば余裕」と思う
- → 実際には、初心者で5～7時間かかる
- → 期限に間に合わない、品質も落ちる
理由：
- 会議の内容を聞き取る
- テキスト化する
- 見直す（スペルチェック、内容確認）
これらの工程が意外と時間を食います。
対策： 「1時間の音声＝初心者で6時間」と計算し、余裕を持たせることが鉄則です。
プロなら： 最速で翌日、通常納期は3～5日。納期計画が立てやすくなります。
ミス② 「整文」の加減を誤る
よくある失敗：
- 上司が「読みやすい議事録を」と言ったため、文体を整えすぎた
- → 元の意図と異なる文体に
- → 「これ、本人が言ったことと違わない？」と指摘される
理由：
- 「読みやすさ」と「正確性」のバランスが難しい
- 話し言葉を書き言葉に変える際、細心の注意が必要
対策： 発注時に「どのレベルの整文か」を明確に指示することが重要です。
プロなら： 「ケバ取り」と「整文」の違いを理解し、ご要望に応じた最適な品質を提供します。
ミス③ 専門用語の聞き違い
よくある失敗：
- 会議内で法律用語、医療用語、IT用語が出てくる
- → 聞き違える、スペルを間違える
- → 専門家から「これ違う」と指摘される
理由：
- 初心者には、その分野の背景知識がない
- 音の似た言葉を誤認する可能性が高い
対策： 会議の事前に「こういった専門用語が出ます」と情報提供することが大切です。
プロなら： 各分野の専門知識を持つ担当者が対応。医療・法律・IT など、高度な専門用語にも対応できます。
ミス④ 品質のばらつき
よくある失敗：
- 疲れているときと元気なときで、議事録の品質に差が出る
- → 「この会議のほうが雑じゃない？」と指摘される
- → 信頼性が落ちる
理由：
- 人的作業には、どうしても疲労の影響がある
- 一人で複数の会議をこなそうとすると、後半が雑になりやすい
対策： 「品質は安定させる」という意識を持つ。できれば複数人で分担するか、プロに任せるほうが無難です。
プロなら： 品質チェック体制が整っており、常に一定品質を保証します。
ミス⑤ セキュリティ管理の甘さ
よくある失敗：
- 会議音声や議事録を、個人のパソコンやメール、クラウドに保存
- → 情報漏洩のリスク
- → 企業のコンプライアンス違反に
理由：
- 個人のツールは、セキュリティ対策が不十分
- 企業情報の扱い方について、明確なガイドラインがない場合がある
対策： 企業のセキュリティポリシーに基づき、情報管理を厳格に行うことが必須です。
プロなら： Pマーク認定、ISO27001 取得済み。官公庁や大企業にも対応する、最高レベルのセキュリティ体制で対応します。
プロの代行活用で、すべてのミスが解決する
5つのミスは、実は「企業初心者が、一人で完璧にこなすのは難しい」というメッセージです。
代行サービスを活用すれば：
✅ 納期を確実に守る ✅ 品質が安定する ✅ 専門用語も正確に処理 ✅ セキュリティ対策も万全 ✅ 自分たちは本業に集中できる
次のステップ： まずは無料見積もりで「現在のお困りごと」を聞かせてください。最適な対策をご提案します。