議事録作成代行の選び方とおすすめの業者3選

2023-05-30

1 議事録作成代行のメリット
2 議事録作成代行の選択
3 議事録作成代行の活用シーン
4 おすすめの議事録作成代行業者

議事録作成代行のメリット

議事録作成代行には、業務効率化や品質向上、専門スキルの活用といった多くのメリットがあります。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

時間節約と労力軽減

議事録を作成するという作業は、思った以上に時間と労力がかかります。ミーティングの内容を聞き取り、それを整理し、わかりやすく文章にするためのスキルが求められます。その作業を自社で行うと、重要な業務に取り組むための時間やエネルギーが削られてしまう可能性があります。しかし、この作業を代行業者に任せることで、自社の業務に集中する時間を増やすことができます。

高品質な議事録の保証

議事録作成代行業者は、その専門的なスキルと経験によって、高品質な議事録を提供することができます。彼らは、ミーティングの要点を見逃さず、重要な議論を明確かつ簡潔にまとめる技術を持っています。これにより、ミーティング後のフォローアップや意思決定を支えるための信頼性の高い資料を得ることができます。

専門的な知識とスキル

議事録作成代行業者は、議事録作成のための専門的な知識とスキルを持っています。これには、効果的な聞き取り技術や、情報を整理し、それを分かりやすく伝えるライティングスキルが含まれます。また、特定の業界や分野に関する知識を持つ業者もおり、そのような場合、その専門性は議事録の質をさらに向上させることが可能です。

議事録作成代行の選択

議事録作成代行業者を選ぶ際は、その経験と実績、対応能力と柔軟性、そしてコストパフォーマンスを検討することが重要です。以下でそれぞれの要素について詳しく解説します。

経験と実績

議事録作成代行業者を選ぶ際の最も重要な要素の一つが、その業者が持つ経験と実績です。一定の経験と実績がある業者は、様々なミーティングや議論の状況に対応する能力を持っている可能性が高いです。そのため、過去のクライアントのレビューや、業者が過去にどのような議事録を作成してきたかを確認することをおすすめします。

対応能力と柔軟性

また、議事録作成代行業者の対応能力と柔軟性も重要な選択基準となります。例えば、急なミーティングのスケジュール変更に柔軟に対応できる業者や、特殊な業界用語や独自のジャーゴンに対応できる業者は、信頼性の高いパートナーとなり得ます。
（※ジャーゴンとは？特定の業界や専門家グループに固有の用語、表現、頭字語をさします）

コストパフォーマンス

最後に、コストパフォーマンスも議事録作成代行業者選びの重要な要素です。議事録作成は一度限りのものではなく、定期的に行われる作業であるため、コスト面も考慮する必要があります。そのため、サービスの品質と費用をバランス良く考慮し、最もコストパフォーマンスの高い業者を選ぶことが重要です。

議事録作成代行の活用シーン

議事録作成代行は、ビジネスだけでなく、多種多様なシーンで活用することが可能です。以下では、代行サービスが特に有用となる具体的なシーンについて詳しく説明します。

ビジネスミーティング

ビジネスミーティングは議事録作成代行の活用シーンの中でも特に一般的です。企業の重要な決定を下すためのミーティングやプロジェクトの進捗を確認するミーティングなど、その内容を正確に記録することが求められます。代行業者はこれらの情報を的確に把握し、整理した上で議事録を作成します。

セミナーや研修

セミナーや研修も議事録作成代行が活躍する場面です。講師からのプレゼンテーションや、参加者同士のディスカッションの内容をまとめ、後で参照したり、学んだことを復習するための資料として議事録が役立ちます。

コミュニティやボランティア活動

また、ビジネスだけでなく、コミュニティやボランティア活動のミーティングでも議事録作成代行は有用です。特に大規模なコミュニティやボランティア活動では、多くの参加者が同時に発言する場面があり、その全てを記録するのは一人では難しい場合があります。こうした状況で議事録作成代行を活用すれば、全ての議論をきちんと記録し、後で確認することが可能になります。